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O GUIA COMPLETO DE CONTABILIDADE PARA E-COMMERCE
A importância da contabilidade no e-commerce
Um e-commerce é administrado como qualquer outro tipo de negócio. Por isso, você deve ficar atento a todos os aspectos legais para o seu funcionamento.
Mesmo que todas as vendas sejam feitas pela internet é necessário manter a contabilidade para e-commerce em dia para evitar problemas com a Receita Federal e futuros prejuízos o que inclui as obrigações legais e fiscais.
Há muito tempo que o e-commerce é uma realidade muito lucrativa e que pode trazer excelentes resultados para qualquer negócio de venda pela internet. Muitas empresas já migraram da loja física para a loja virtual.
Regularizar a atividade é fundamental e o contador tem um papel fundamental na gestão da empresa, fortalecendo ainda mais o negócio em si, criando todas as condições para o exercício da atividade comercial online de forma legal e respeitando todo o conjunto de leis que a rege.
Muita gente acha que vender pela internet não requer uma assessoria contábil, e isso é um grande erro.
O papel da Escrita Contabilidade vai muito além da legalização do negócio. Um contador atualizado vai funcionar como um conselheiro e será fundamental para orientar o empresário com informações profundas sobre o negócio, que auxiliarão na tomada de decisões gerenciais.
E se não bastasse os ganhos que a contabilidade oferece ao negócio, as empresas registradas, seja uma eireli, uma sociedade limitada, uma microempresa ou uma empresa de pequeno porte, são obrigadas a contratar um contador.
Entenda a necessidade da contabilidade para e-commerce!
- Como abrir uma loja virtual?
- Quais são os principais documentos necessários para abrir minha loja virtual?
- Registro da marca e do domínio.
- Faça o planejamento de seu Negócio!
- Como regularizar meu e-commerce?
- O que faz a contabilidade no e-commerce?
- Como escolher o regime tributário adequado para meu e-commerce?
- Quais são os impostos que devem ser pagos?
- Gestão tributária do e-commerce.
- Faça um planejamento tributário!
- Como a contabilidade para e-commerce vai te ajudar?
- As 5 melhores práticas para contabilidade de seu e-commerce.
- Seu e-commerce está preparado para uma maior lucratividade?
- O papel do contador e o aumento da lucratividade do e-commerce?
- Os 3 os erros que você não deve cometer na contabilidade para e-commerce!
- Quanto tempo em média leva para eu abrir meu e-commerce?
- Escrita Corporate e o e-commerce.
- Contabilidade digital para e-commerce.
- Conclusão.
1-Como abrir uma loja virtual?
É papel do contador saber exatamente quais documentos são necessários para promover a legalização, quais órgãos governamentais procurar, quais procedimentos burocráticos cumprir, e o fará em muito menos tempo e sem erros.
O primeiro passo será o registro do contrato social onde estarão registradas todas as regras de funcionamento do negócio, inclusive a descrição de sua atividade.
O contador será fundamental na elaboração deste documento para que depois não seja preciso gastar tempo e dinheiro modificando-o.
2-Quas os principais documentos necessários pra abrir minha loja virtual?
- Contrato social;
- Documentos pessoais dos sócios;
- Capa da Junta Comercial preenchida;
- Recibo do pagamento das taxas cadastrais.
3-Registro do domínio e da marca
O registro de um domínio é a aquisição de um endereço web. Isso significa que, a partir do momento em que você registra o seu domínio, ninguém mais poderá ter aquele endereço na web que não você.
O registro do domínio, no entanto, não confere exclusividade sobre o uso do nome e da marca do seu negócio. Para isso, é necessário registrá-lo também no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e obter o certificado de registro.
“ Se você quer algo novo, precisa parar de fazer o velho.”
4-Faça o planejamento do seu negócio!
Mesmo que não seja necessário investir muito dinheiro em uma loja virtual, é fundamental que o empreendedor invista tempo planejando o seu negócio.
Ainda que o processo de formalização de uma loja virtual não se diferencie muito de uma loja física, a forma de vender, se posicionar no mercado e até o sistema de tributação contam com algumas peculiaridades.
Por isso, é fundamental que o empreendedor procure um contador e invista tempo fazendo um plano de negócios.
5-Como regularizar meu e-commerce?
Para abertura do negócio e necessário fazer o registro do negócio CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) na junta comercial e na prefeitura de sua cidade.
Ter o CNPJ passa mais credibilidade para o consumidor, que se sente mais confiante em comprar um produto de uma empresa e não de uma pessoa física, assim, o empreendedor pode emitir notas fiscais, o que é uma garantia para o consumidor de troca do produto em caso de defeito ou insatisfação e o dono do negócio também tem algumas vantagens como acesso a créditos com juros mais atrativos e compra de produtos no atacado de forma mais facilitada.
O ideal é contar com a ajuda de um contador para saber exatamente quais os procedimentos para o seu caso, bem como, quais as taxas e custos que implicam na abertura da sua empresa.
Um e-commerce que opera de forma legal oferece a possibilidade de planejar um crescimento do negócio.
6-O que faz a contabilidade no e-commerce?
- elaboração de balanço patrimonial
- balancetes de verificação,
- definir e zelar pelo capital de giro,
- gerenciar o pró-labore dos sócios,
- Calcular os impostos,
- Serviços fiscais (organização dos livros fiscais, etc.);
- Controle tributário (planejamento e gestão dos impostos);
- Serviços contábeis (registro das movimentações financeiras, emissão de livros e controle de documentos contábeis, etc.);
- Controle da folha de pagamento (emissão de contracheques, gestão de contratação e demissão de funcionários, etc.);
- Consultoria corporativa (alterações contratuais, emissão de certidões negativas, obrigações acessórias, entre outras);
- Consultoria financeira (Escrita Corporate).
7-Como escolher o regime tributário adequado para meu e-commerce?
Existem, basicamente, 4 formas de se cadastrar como pessoa jurídica no Brasil. Escolher a modalidade certa para o seu negócio é essencial para otimizar custos e a qualificar a gestão da contabilidade para e-commerce.
Procurar serviços de contabilidade para e-commerce é fundamental para que você consiga escolher qual o regime de tributos mais adequado. Caso contrário, você corre o risco de pagar mais impostos do que deveria, o que vai diminuir consideravelmente seus lucros e ainda ameaçar a saúde financeira de seu negócio.
A maioria dos e-commerces vem optando pelo modelo das Microempresas. Porém, existem uma série de outros modelos que podem atender as necessidades da sua loja virtual. Por isso, vale a pena consultar um contador antes mesmo de escolher o modelo da sua empresa.
8-Quais são os impostos que devem ser pagos?
Assim como as lojas físicas, as lojas virtuais também estão sujeitas à tributação. Recentemente, o comércio eletrônico passou por mudanças na regulamentação no que se refere ao recolhimento dos tributos.
Por isso, dependendo do tipo de loja virtual que você pretende montar, vale a pena conferir quais são os tributos que devem ser recolhidos e qual a melhor forma de fazê-lo.
Você não precisa se preocupar com isso, pois esse é o trabalho do contador, mas é importante que você entenda quais tributos deve pagar para que sua loja virtual opere dentro da legalidade. Basicamente os tributos a serem recolhidos são os mesmos de uma loja física.
O Simples Nacional, regime adotado pela maioria dos e-commerces, é o tipo de tributação voltado para negócios que faturam até R$ 4,8 milhões ao ano. Para calcular o valor do imposto é calculado de acordo com o tamanho da empresa e do faturamento dos últimos 12 meses.
A tributação é feita utilizando uma alíquota que une todos os impostos em única taxa. Veja quais são eles:
- Os federais: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI;
- INSS (previdência);
- ICMS (produtos e estadual) e ISS (serviços e municipal).
O valor do imposto varia entre 4,5% e 16,93%.
9-Gestão tributária do e-commerce
Dependendo das escolhas a serem feitas, dentro do que estabelece a lei e respeitando suas limitações, será possível pagar menos impostos.
A gestão tributária também é papel da contabilidade para e-commerce.
Não se trata apenas de emitir as guias de recolhimento de impostos, evitando multas e cobrança de juros por atraso no pagamento.
O contador vai estudar a melhor forma de respeitar a lei, conseguindo com que a empresa pague menos tributos.
10-Faça um planejamento tributário!
A falta de planejamento pode trazer sérios problemas para seu e-commerce.
Caso você esqueça de pagar determinado tributo dentro do prazo estabelecido, vai pagar multas e, dependendo do tamanho de seu negócio, o valor pode ser alto. Além disso, há cobrança de juros quando um imposto, inclusive trabalhista não é pago na data devida.
Caso haja um acúmulo dessas dívidas, é pior ainda, pois as contas viram uma bola de neve e você terá dificuldade para quitar todas as contas.
Para evitar esse tipo de problema, a contabilidade organiza e te informar sobre os prazos para entrega dos documentos necessários para apuração e o pagamento dos impostos.
Deixar assuntos de tributação para a última hora é um erro. Essa tarefa exige atenção, na pressa, qualquer erro pode acarretar em problemas maiores no futuro ou pagamento de altas multas.
Os períodos de tributação são os mesmos, tanto para o comércio eletrônico quanto para o físico. Logo, a melhor prática é se preparar, organizar recibos e se informar sobre os prazos para entregar documentos e realizar pagamentos.
Com esses passos, a saúde financeira e a regularidade fiscal de sua loja ficarão em dia podendo crescer e ter muitos lucros.
11-Como a contabilidade para e-commerce vai me ajudar?
Para manter a contabilidade do e-commerce em dia é preciso fazer um trabalho constante e não apenas se preocupar em fazer o pagamento dos impostos nas datas estabelecidas.
Além de relatórios financeiros, a loja precisa fazer um levantamento da lucratividade do negócio, pois dessa forma, você consegue analisar se é possível fazer investimentos para a melhoria do negócio ou até mesmo, para expansão de seu e-commerce.
É importante que a loja virtual mantenha um capital de giro, pois no início da operação é esse dinheiro que vai garantir o pagamento das contas da empresa.
Caso as vendas não sejam tão boas em determinado período, ter um capital ajuda a manter o negócio em operação.
O e-commerce deve trabalhar dentro da legalidade, inclusive para manter os direitos do consumidor, tanto em relação às compras quanto ao sigilo de dados informados na hora de adquirir os produtos na loja.
12-As 5 melhores práticas da contabilidade para e-commerce
Algumas práticas garantem que a contabilidade para e-commerce mantenha suas contas em dia e ainda contribua para o crescimento do negócio.
A contabilidade para e-commerce é muito importante para manter a saúde financeira do negócio. Além disso ela é obrigatória, pois se o empreendedor não paga os devidos tributos, ele vai arcar com as consequências junto à Receita Federal.
- Tenha uma visão geral do negócio
É importante fazer um relatório mensal de toda a loja, nesse levantamento deve conter dados como fluxo de caixa, lucros e as despesas referentes àquele mês.
Isso é importante para projetar com mais segurança os custos e lucros da loja do mês seguinte.
- Organize as despesas mensais
Quando falamos em contabilidade para e-commerce, não estamos falando somente em pagamento de impostos, mas em custos com mão de obra também.
Se você tem funcionários, deve recolher mensalmente os impostos obrigatórios para manter o colaborador trabalhando na empresa.
Custos com FGTS e INSS devem ser pagos em dia para evitar a cobrança de juros e de multa. Além disso, as contas fixas como aluguel, custos com plataforma, entre outras despensas devem ser pagas em dia para não acumular dívidas.
- Mantenha a contabilidade organizada
A organização é tudo para que a contabilidade de seu e-commerce seja eficiente. Então, você deve deixar todos os documentos organizados para enviar para o escritório contábil.
Além disso, todos os recibos dos pagamentos efetuados devem ser armazenados de forma bem disciplinada.
- Mantenha as configurações de taxas atualizadas
Para não pagar mais do que o devido e não gerar prejuízos para seu negócio, você deve estudar sobre os impostos que incidem sobre esse tipo de operação.
- Conheça seu lucro
Saber exatamente como o dinheiro está sendo gasto e qual é a sua rentabilidade, é crucial para a longevidade do empreendimento.
Para isso, ferramentas como o fluxo de caixa são grandes aliadas. Contudo, conhecer seus rendimentos não é o suficiente.
Averiguar também o seu nível de lucratividade é uma etapa importante da contabilidade para e-commerce.
Gere relatórios sobre as entradas e saídas de dinheiro periodicamente para descobrir, por exemplo, se você gasta mais do que deveria.
Busque conhecer também seu Lucro Líquido. Esse indicador representa o saldo que resta para a empresa depois que todas as contas e custos são quitados.
13-Seu e-commerce está preparado para uma maior lucratividade?
O que fazer se as vendas aumentarem exponencialmente no seu e-commerce, transformando totalmente o negócio.
As possibilidades de ganhos com a venda pela internet são naturalmente maiores do que as vendas de uma loja física, e a empresa precisa estar preparada para administrar isso muito bem.
Para se adaptar a essa nova realidade alcançada a assessoria contábil será fundamental nessa hora. Faturar mais pode transformar o negócio, necessitando muito das orientações e do trabalho do contador.
Mais vendas significam uma maior produção, que requer mais custos variáveis, muitas vezes trazem mais gastos com mão de obra, é preciso estudar a questão tributária, enfim, o salto no lucro mexe com toda a empresa.
Você sabe calcular o índice de lucratividade de seu e-commerce?
É o contador que vai indicar a eficiência operacional de seu negócio, e essa é uma informação gerencial muito importante para a tomada de várias decisões, inclusive sobre investimentos a serem feitos.
Para calcular a lucratividade, é preciso apontar o lucro bruto e o lucro líquido, mas é na análise mais profunda destes números que o empresário vai encontrar respostas sobre a saúde de seu empreendimento.
14-O papel do contador e o aumento da lucratividade no e-commerce?
- Como aumentar a lucratividade do seu negócio e-commerce?
- Basta aumentar a margem de lucro?
- Mas como conseguir isso?
- É possível aumentar o preço de seu produto sem perder clientes?
- Como reduzir despesas e desperdícios?
Essas são perguntas que todo empresário se faz, e a contabilidade oferece informações gerenciais vitais para se chegar às respostas esperadas.
Não se trata de fórmulas prontas: o contador utiliza dos números da empresa para enxergar o cenário com exatidão e propor soluções viáveis para o negócio.
Há uma série de atitudes que podem ajudar no aumento da lucratividade do negócio, assim como também há inúmeras ações que podem trazer resultados ruins.
É preciso analisar os custos fixos e variáveis, as despesas, a gestão tributária, prazos de pagamento, estoque, fluxo de caixa, enfim, isso é papel do contador, cuja função é assessorar, orientar e aconselhar o empresário sobre a gestão de seu negócio.
15-Os 3 erros que você não pode cometer na contabilidade do seu e-commerce?
Saiba quais são os 3 erros de contabilidade para e-commerce que você deve evitar:
- Ignorar a importância do contador no e-commerce
Mesmo que no início das atividades, contratar um profissional de contabilidade seja um dos maiores custos, o trabalho do contador é fundamental para o bom funcionamento do e-commerce.
Caso você resolva fazer os controles contábeis, colocará seu negócio em risco.
Com pouco ou nenhum conhecimento sobre a área, você corre o risco de pagar mais impostos do que o devido ou ainda deixar de pagar algum tributo.
Deixar de contratar um contador pode parecer uma boa opção no início, pois você economiza algum dinheiro.
Mas com o tempo, essa economia gera prejuízos, pois em casos de não pagamento de impostos, há incidência de multas e juros altos.
Isso vai comprometer toda a saúde financeira de seu negócio e ainda trazer muitas dores de cabeça para você.
- Não guardar os recibos e comprovantes dos gastos
Para que seu e-commerce tenha um controle efetivo dos gastos com impostos, pagamentos de funcionários e outras despesas é preciso guardar todos os recibos e comprovantes de pagamento.
Caso isso não seja feito, seu e-commerce pode ter problemas na gestão do fluxo de caixa ou pagar menos impostos do que o devido.
Manter esses registros bem organizados é uma forma de evitar erros na contabilidade de seu e-commerce que prejudiquem o bom andamento dos negócios.
- Negligenciar a emissão de notas fiscais
A não ser que você escolha o regime de tributação MEI, a emissão de notas fiscais é obrigatória para todos os produtos vendidos.
Caso seu e-commerce não faça a emissão do documento para seus clientes, seu negócio vai pagar multas altas.
16-Quanto tempo leva pra abrir meu e-commerce?
O processo completo de abertura do seu negócio costuma levar entre 30 e 45 dias, em média, a contar da data em que a solicitação foi protocolada na Junta Comercial.
Mas esse prazo não é bem exato, depende da análise dos órgãos públicos responsáveis e pode demorar mais ou até menos para que seja aberta sua firma e você tenha em mãos seu CNPJ.
17-Gestão Empresarial (Escrita Corporate) e o e-commerce
Terceirizar sua gestão financeira pode ser uma solução gerencial muito válida para uma empresa. Seus sócios entregam esta gestão para especialistas, comprometidos com os resultados, e se dedicam à atividade fim do negócio, que requer mesmo toda a atenção.
Um contador especialista e atualizado pode prestar esse serviço, trazendo excelentes resultados para a empresa. Aliás, essa é uma tendência de mercado cada vez mais forte.
Conhecido como Business Processo Outsourcing, o BPO Financeiro da Escrita Corporate será realizado por uma assessoria, que fará toda a integração dos processos financeiros do negócio, em busca de uma maior eficiência operacional.
São vários os ganhos de se adotar a gestão financeira da Escrita Corporate no seu e-commerce, acesso as boas práticas de mercado, redução de custos, eliminação de erros usuais, maiores controles e maior eficiência e rapidez na gestão financeira.
É por meio da Gestão Financeira que serão levantados todos os indicadores financeiros da empresa, revelando o verdadeiro desempenho da companhia.
18-Contabilidade digital para e-commerce
É importante dizer que a Escrita Contabilidade também já migrou para o ambiente online, por meio da contabilidade digital.
As empresas podem fazer toda a sua contabilidade utilizando a internet, desde que, claro, sua assessoria contábil ofereça essa opção.
A grande vantagem, sem dúvidas, é a agilidade que essa modalidade de contabilidade oferece.
Tudo é feito de forma online, por meio de nuvem. A produtividade de um escritório de contabilidade digital é muito grande, e isso tem relevantes consequências para os clientes.
Esse conceito é novo no Brasil, mas já está sendo adotado por inúmeros escritórios de contabilidade. Os computadores e as ferramentas digitais são utilizados como meio para todo o processo, com redução de tempo, de erro humano, eliminando cada vez mais o uso do papel e promovendo mudanças efetivas na atividade.
Os escritórios contábeis dizem que entre outros benefícios da contabilidade digital estão o aumento da produtividade, a redução de custos, a entrega de informações em tempo real (o que pode fazer toda a diferença em um negócio, para tomada de decisões), escalabilidade e mais tempo para o contador atuar mais como consultor e não como um mero executor de tarefas.
19-Conclusão
O verdadeiro papel da Escrita Contabilidade fica bem claro quando se apresenta a serviço da empresa de e-commerce, pronta para colaborar com o seu crescimento.
As gestões contábil, administrativa e financeira fazem toda a diferença para o negócio, como um diferencial competitivo.
Já foi o tempo em que os resultados da empresa dependiam das vendas, apenas. É preciso vender muito, é preciso vender corretamente, é preciso vender de forma sustentável. A contabilidade gerencial é uma ferramenta essencial de toda empresa que quer crescer e se solidificar.
Como você viu, a contabilidade para e-commerce é fundamental para proteger seu negócio de prejuízos, pois ela é responsável por informar quando sua loja deve ter dinheiro no caixa e quanto ela deve ter, além de ajudar sua empresa a ficar em dia com suas obrigações legais.
Lembre-se de que é fundamentam contar com os serviços de um profissional especializado, pois somente um contador é capaz de deixar sua empresa em dia com o Fisco e ainda ajudar seu negócio a crescer.
Entre em contato conosco e nós te guiaremos até o sucesso financeiro do seu negócio!